教練關鍵技巧畫龍點睛:讓組織發揮最大效益

      教練已經成為組織內部一種廣泛應用的作法,用輔導的方式來加強公司內部員工的學習與發展。所謂的教練,往往是在教導員工如何執行某項任務,教練的選擇,是依他們在某個特定領域的專業經驗而定。

      「我做給你看,你來練習」是一般常用的教練技巧方式,對完全缺乏相關知識與經驗、不知該如何完成某項工作的團隊成員而言,這種方法絕對適用。但有時候,團隊成員或許擁有成功執行任務所需的知識,只是未能應用本身的技巧。碰上這種情況時,採取教練的方式訓練,或許更加合適。

一、教練關鍵技巧的應用過程

 

累積數十年教練式領導心得經驗擔任教練的教練透露了下列的秘訣,並告訴你企業的變革中績效目標設定,和績效回饋技巧的秘訣:

 

(一)先設定明確的績效目標

(二)把教練技巧和目標相連結

(三)課程前先問自己:教練的目的是什麼?

(四)真正應用技巧並檢視成果

 

二、教練自身該把持的原則

 

      越來越多組織在內部運用教練技巧來提升績效,如果教練要想在任何階層發揮最大的效益,他們都具備了這五個基本原則。遵守這五個管理與領導的重點原則就能做到提升被教練者的表現。

 

1.保密

      透明、分享機密(或者非機密)的內容,其實是管理與領導的重點技巧中非常重要的。破壞保密原則不但會傷害教練關係,也可能對整個組織的教練措施造成傷害。

 

2.定義成功

      如果某個受訓者有了長足的進步和領導與管理的心得與收穫,卻發現上司或其他人根本不認為他達成了正確的目標,那將是十分令人失望的一件事。如果無法確切定義衡量成功的基準,那麼讓上司或其他人在整個過程中,徹底掌握教練作法的影響與成果,就顯得更加重要。

 

3.清楚的共識

      管理與領導的重點中,有個良好的指引:內容、人物、時間與方法可以讓教練成果更好,還有一點很重要的是,無論是受訓者或整個組織,都應該有清楚的共識,以確保每個人都有共同的理解。

 

4.給予回饋意見前先徵求同意

      問對方:「我能不能給你一些回饋意見?」這等於給對方一些信號,讓他知道有用的資訊即將出現。這樣做可以讓教練能夠心無旁騖、專心服務客戶,而發揮巨大的效果。

 

5.管理多重任務

      如果教練認為客戶的任務是唯一需要注意之處,那就太過天真。不同身份的教練需要管理多重任務,你要確定自己明白如何按照比例照顧每個目標的需求,而要如何讓這些作法完美融合,則需要經過深思與練習。

 

三、教練和部屬對話時的技巧

 

      讓公司要更上一層樓的關鍵是公司的同仁,管理階層應該具備教練的能力,好讓他們能利用同樣的教練技巧去培育部屬。透過教練技巧主管才能落實在職訓練,將工作技巧傳承下去。如此才能塑造一個與時俱進的「學習型組織」。因此,現在的組織越來越希望主管在和部屬進行對話時,可以運用教練的行為。

以下是教練在和客戶進行對話時最重要五種教練技巧:

 

1.全神貫注

2.讓對話能夠保持聚焦

3.提出開放式的問題,尤其是以「什麼」和「如何」開頭的問題

4.把焦點放在行動上

5.後續追蹤

 

四、教練關鍵技巧

 

而一個教練要想成功運用教練的技巧,就必須切記下列要點:

 

一、教練關鍵技巧一:花時間進行連結

      教練可能讓人心生畏懼,尤其對經驗較為不足的同事而言。花幾分鐘的時間、瞭解團隊成員的狀況,培養彼此之間融洽的關係,並建立真誠的連結,可以加強彼此之間的信任感,同時增加教練工作成功的機率。

 

二、教練關鍵技巧二:傾聽、以加強理解

      由於教練擔任老師的角色,因此通常大半時間,都是他們在發言。但如果教練能夠善用傾聽的技巧,就能根據團隊成員的需求,微幅調整本身的教導方式,同時也會更能掌握團隊成員動機或信心的微妙變化。

 

三、教練關鍵技巧三:提出有力的問題

      有時幫助他人最有用的方式,不是解決問題或提供答案。善於提出適當問題的教練,能夠激發對方的思考,協助對方自己找出解決方案。這種作法可以培養獨立的態度,而非養成員工的依賴性。

 

      一個好的教練教的是知識與技巧,但優秀的教練卻會運用教練技巧,培養團隊成員成為獨立自主的成就者。善用教練關鍵技巧,才能有效輔導團隊,為團隊的運作加分。

 

五、提昇領導效率的秘訣:利用教練式提問進行一對一面談

 

      如果你是個立意良好的主管,希望能和員工進行更有生產力的對話,就試試麥可‧邦給‧史坦納(Michael Bungay Stanier)在書中分享了七個主管可以用來提升領導效率的問題──尤其是在「一對一面談」中特別適用,這七個問題是:

 

1.你心裡在想什麼?

一個用來展開「一對一面談」的好方法,就是邀請對方分享,並直指當下最重要之處。

 

2.還有呢?

三個簡單的字可以開啟各種可能性、見解與升高的自我意識。

 

3.此處對你真正的挑戰是什麼?

這個問題可以放慢溝通的速度,找出第一個答案,而非解決真正的問題。

 

4.你想要什麼?

花些時間找出需求和想要的結果,讓整個旅程的規劃能夠變得更容易。

 

5.我要如何幫你?

堅持對方給你一個清楚而直接的要求,是你這個領導者可以處理的。

 

6.如果你真的答應這件事,就等於拒絕了什麼?

生命中充滿了各種選擇,這個問題可以釐清困難的抉擇點。

 

7.你覺得什麼地方最有用?

蒐集回饋意見,並找出對話的價值所在。

 

六、教練技巧可以如何幫助一個組織

 

      好的教練可以讓組織改頭換面,是提高成果與投報率的靈丹妙藥,因為教練是一個自我領導的過程,讓人可以在其中釐清自己的人格特質,更加瞭解自己的行動內容與行動原因,以及自己希望前進的方向。

 

哈佛企管整理出教練技巧可以為組織帶來的效益:

 

一、好的教練技巧能提升員工留任率

二、正確運用教練技巧能訓練接班領導人

三、教練式領導能培養熱情與責任並提高生產力

四、有了教練的協助能加強組織協調性

五、教練式的前後評量分析學習成效與投報率

六、教練式溝通能減少衝突,避免模稜兩可

七、提升士氣,教練不可或缺

 

教練可以對員工個人的生涯發展與生活,具有積極而正面的影響力,因為教練能夠協助他們:

 

  • 朝向目標,確立並採取行動。
  • 更加自立自強。
  • 對團隊和組織做出更有效的貢獻。
  • 提高學習成效,加強與整合新技巧。
  • 為行動與承諾負起更多的責任。
  • 提高與他人(上司、直屬下屬、同儕)共事的成效,工作起來更輕鬆。
  • 溝通更有效率。
  • 工作滿意度與生活滿意度更高。

 

      一個朋友剛進了平面媒體當記者,她先前雖然也有一、兩年的媒體工作經驗,但性質不同的媒體工作條件不同,環境落差也很大。雖然自以為在面試時已經問清楚所有的工作條件與要求,但工作三個月後,實際碰上KPI的檢核,還是感覺痛苦不已。

 

「老闆的改稿標準很奇怪,我根本就不知道她要的到底是什麼?」

 

「文章的標題是老闆決定的,感覺根本不吸引人,但貼文之後的分享與點閱率,卻要作為我們考核的標準……。」

 

      這種部屬的痛苦衝撞了很多新人,其實當主管的如果能掌握關鍵教練技巧, 就可以在部屬擬定採訪題目之前, 把關鍵教練技巧適時的應用出來, 將關鍵教練技巧的Tell(告訴他怎麼做), Show(給他看看你所要的結果), Try(讓他嘗試做做看), Observe(細察他所做的結果), Feedback(給他回饋, 好的話, 給予肯定; 錯的話, 給予指正) 逐步為部屬說明清楚。才能確保工作成果依照老闆的要求。避兔浪費許多時間嘗試摸索。

      在職場上, 一位主管就要扮演教練的角色, 確實把關鍵教練技巧落實於輔導部屬工作方法, 培養部屬的工作能力, 確保員工的時間不致浪費, 工作熱忱不會受到挫折而消失。

      簡言之,要跨越初期的工作障礙,改善痛苦的磨合過程,最有效的方法就是讓主管能落實關鍵教練技巧於輔導部屬, 教導部屬工作能力。

 

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