對話就是溝通嗎?5種有效溝通技巧,幫你避免溝通的9大陷阱

組織中的溝通技巧非常重要,如果組織中缺少有效的溝通,表示重要的對話沒有成功、或沒有出現,耗費的成本可能比你想像的更高。研究結果發現,大約有50%的員工認為本身的溝通技巧不佳。如果有一半的時間溝通都處於不良的狀態,整體營收自然會受到負面的影響。如果對話不成功,對員工的投入程度、績效表現與整體獲利,都可能造成負面影響。有鑒於此,這裡幫大家清楚列出組織內部應該進行的五種重要職場溝通技巧:

一、團隊的對話-把團隊會議化為動態的智庫

避免「參與的幻象」的陷阱:

領導人往往只是做做樣子,他們開會讓大家參與,並徵求反饋意見,但團隊成員都心知肚明,真正的決策過程根本就不會考慮到這些反饋意見。相反的,領導者只是想尋求共識,或者根本在開會之前就已經做好決定。碰上這種狀況時,員工的投入程度會隨之降低,無論你認為這類會議有多大的說服力,員工老遠就能看出這種「參與的幻象」。

避免「共識」的陷阱:

雖然充分考量各種不同的觀點,盡力避免「參與的幻象」絕對是管理與領導的重點,但是到頭來,決策權還是在領導者手上。你的團隊成員可能朝各種不同的方向思考,但是決定哪個方向對整個團隊和組織最有益的人卻是你。達成共識不是進行決策的必要先決條件,你要做出最後的決定,才能終止猶豫不決的討論過程,並讓事先規劃好的時間表能夠落實。

 

解決方式:

透過團隊對話,在決策過程中把他人的觀點納入考量。真誠的包容與參與可以讓員工感覺到,他們的聲音受到重視,進而能夠加強職場的文化。這種作法還能強化信任感與心理上的安全感,讓員工在分享真實的想法與感受時,能夠少一點猶豫,這樣的職場溝通技巧也是領導管理學中很重要的環節。

 

二、反饋意見-每天進行方向的調整

避免「年度檢討」的陷阱:

無論你們正式的檢討制度是每年一度、一年兩次、或一季一次,實際上我們每天都會有提供與徵求反饋意見的機會。如果我們等到正式的檢討時間才給反饋意見,就會錯過即時加強人際關係並提升績效表現的時機,在領導管理學中也曾提到「即時回饋」所帶來的助益是優於「歷史回顧」。因此反饋意見不僅可以讓我們瞭解本身的狀況,也能協助我們看清自己可能沒有看清的事項。

 

解決方式:

正式的檢討評論或許可以促進生產力,但在溝通彼此當下的想法與感受時,針對持續的對話給予反饋意見,卻是同樣重要的一件事。在給予反饋意見之前,有個很重要的訣竅,可以謹記在心,那就是考量本身的意圖,你希望分享的資訊如何可以協助對方成長,而理想的結果又該是什麼?

 

三、直接的對話-處理一再逃避的問題

避免「否認」的陷阱:

你是否曾經試圖和某人進行直接的對話,但對方卻立刻予以否認?你是否曾在有人試圖和你進行直接的對話時,立刻予以否認?「這不是真的,我沒有這樣做!」我們常常覺得自己的否認很有道理,但事實上,如果有人來找我們,希望進行直接的對話,就表示衝擊已經造成,有必要加以處理。在有需要的情況下,直接的對話可以讓我們有機會消除誤解或調整本身的行為。

避免「三明治與枕頭」的陷阱:

對大多數人而言,要進行直接的對話都是一種很大的挑戰,我們有可能因此而感覺到焦慮、恐懼與懷疑,因此很容易落入各種陷阱,不是用「三明治」招數,把問題夾在兩個讚美的中間,就是在對話中穿插過多的「枕頭」(亦即 所謂的「好話」)。這種作法的問題是,我們想傳達的訊息會因此受到干擾,降低解決問題的可能性。

 

解決方式:

主動要求或被動參與直接的對話時,要認真傾聽所傳達的內容,要切記所有的直接衝突都是為了追尋真相。承認問題、共同尋找解決方案。

 

四、教練的對話-深入地發掘,從「給予忠告」轉為「自我實現」

避免「只帶人、不帶心」的陷阱:

我不想這樣說,但如果員工的心不在工作上,組織內部的「聰明人」增加 25%,並不會讓年度營收提高25%。有效的教練課程不僅是管理與領導的重點所在,也會讓組織成員行為與價值觀能夠協調一致,並訴諸員工的情感,如此才能激發正面的行動。

避免「給予忠告」的陷阱:

教練變成「給予忠告」的人,這是常見的教練陷阱。雖然給予忠告通常都是基於良善的立意,但這卻會讓接受教練課程的人無法發掘本身自發的固有見解。根據本身自發的見解採取行動,總是比根據別人的見解決定做法更有意義。

 

解決方式:

擔任教練時,一定要突破表面狀況,把深入核心放在第一要務。你可以提出這類問題:「怎麼回事?如果一切都沒有改變,那代表什麼?」你的意圖應該放在深入瞭解整個問題、並設法掌握接受教練者的需求、傾聽他們這段期間內接受領導與管理心得,和他們共同確認接下來可能有利的行動步驟,推動他們邁向個人與專業上的自我實現。

 

五、授權的對話-提供成長機會,同時加強當責

避免「錯誤的權力觀念」的陷阱:

你或許會把「授權」這件事,想成直接告訴他人應該怎麼做。相反的,技巧十足而有效的授權,其實應該賦予員工更多的自主性與權力,讓他們能夠進行決策,藉此降低領導上的微管理與提升員工的自主性,讓員工有更充分地被授權感。

避免「丟掉任務」的陷阱:

對很多組織而言,授權意味著把自己手上的工作、或者不想做的工作丟出去,這會對士氣造成影響,而且當每個人手上都有一大堆工作要做時,沒有人喜歡接受被丟出來的工作。

 

解決方式:

針對你目前手上的職責進行領導管理學思考,把其中不算善用時間的三項列出來。和個別員工討論他們的目標,並決定哪些任務或職責可以協助他們往想要的方向發展。和員工展開對話,討論如何把這些職責轉給他人,以便你能夠留出時間做些新的事情,同時協助你自己、協助團隊、協助組織成長發展。

 

對話有可能一團糟,還有很多在此未列出的陷阱,也有可能出現在對話裡,但只要你多加準備與練習溝通技巧,對話的效果就會越來越好。你只要把此處所提到的解決方式,運用在組織內部的重要對話中,就能預防對話失效所引發的人際關係上、文化上與財務上的損失。

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