九大職場溝通技巧,除了口才好還有什麼訣竅?

職場溝通技巧

溝通是一種軟性的技巧,對話是一切的核心。根據美國國家高校及僱主聯合會(America’s National Association and Colleges and Employers, NACE)調查,2016年雇主希望員工第一項需要具備能力就是「口語溝通」。

 

無論是在哪個產業、公司工作,擁有良好溝通技巧會讓同事想與你親近,並且取得客戶信任,長期下來也是能為自己爭取升遷的技能之一。溝通就是把訊息從一方傳遞到另一方,溝通可以是透過聲音、書寫、視覺、肢體表達,並不只局限於口說表達。

組織中的溝通技巧非常重要,如果組織中缺少有效的溝通,表示重要的對話沒有成功、或沒有出現,耗費的成本可能比你想像的更高。如果有一半的時間溝通都處於不良的狀態,整體營收自然會受到負面的影響,並且企業很可能會進入惡性循環,花費更多時間成本於溝通與取得共識上。如果對話不成功,對員工的投入程度、績效表現與整體獲利,都可能造成負面影響。

 

九大溝通技巧

1. 傾聽能力

傾聽在每個溝通技巧篇章肯定不斷被強調,而這裡也要老調重彈。因為相信不會有人想要花費時間純粹聽別人的一己之見,假設你無法實際傾聽他人,換言之,你可能也很難理解當你被問問題時,對方真正的意思、委婉問題的言外之意。主動傾聽包含了專注力、問對問題、重複對方句子確認對方意思,透過主動傾聽,對方能夠感受到你是理解他想表達的意思,而你也能夠恰當地回應。

 

2. 清楚簡潔

好的口語溝通代表不要說得太多或太少,試著用精簡的文字傳遞想要表達的意思,無論是透過面對面、電話、郵件,都嘗試把資訊說得簡潔,三分鐘可以說完的事情就不要花十五分鐘描述,不只耽誤自己工作效率,也影響到他人工作排程。

 

假設你是平常容易說太多的人,建議可以說出口之前,可以先想一下,整理思緒,這可以幫助你避免說得太久或是讓對方不知道你究竟想要說什麼,要注意過於漫無目的的聊天,同事也會不確定你實際想表達之意,久而久之,也會漸漸不想與你搭話。

 

3. 友善態度

態度的傳遞很容易,輕鬆語調、一個微笑、休閒話題,都可以鼓勵你的同事與你一起加入話題,禮貌且良好的態度在任何場合都適用。同樣的,劣質的工作態度,同事也能輕易感受到,愛理不理、視而不見、語氣輕蔑是會造成職場的負面影響的,不要想說抒發一己情緒就好了,不友善的態度也會得到不友善的回應。

 

假設你有多餘時間,可以嘗試在寫郵件時「多此一舉」,在郵件給同事或客戶之前,加上一句簡短的「週末愉快」或是慰問句,或許都能讓對方收信時增添一絲愉悅。

 

4. 信心展現

溝通不是在唱獨角戲,彼此的互動重要性不言而喩,在這之中,個人信心度可以表示相信自我所言,若是連開口講話都畏畏縮縮的,別人也會懷疑你的資訊是否有用,更不用說繼續談話了。擁有堅定的語氣就是一個簡單表達自信的方式,但要避免過度自信,以免造成聽起來像在質疑對方、或是傲慢。

 

5. 創造共鳴

溝通中最好的結過就是能與對方有共識、取得共鳴,但假使你想反對的狀況,一定要記得任何一方的意見都直得被尊重,不一樣的想法並不代表就是錯誤的觀點。想要表達相反意見時,可以試著先說「其實我明白你說的,不過你會不會認為OO方法比較適當呢?」這樣既可以表現出你有在傾聽對方,又能顯示你對他的尊重。

 

6. 互相尊重

人們都會傾向於與願意尊重自己的對象溝通,面對面時,只要叫一聲對方的名字,或是簡單的眼神示意,並且表達願意聆聽的態度,大家都會願意開始與你聊聊。

 

在電話上,要避免受到分心,即使對方看不見你,也能感受到你全心全意的在對話上,感到尊重。寫郵件時的尊重是在於內容有多嚴謹,假設你只是草草寫過,收信者也能感受到你的不重視,寄信前多花一分鐘順語句、檢查錯字,錯別字或許影響不大,但會讓人感到你是否不夠細心,這就是值唱上好習慣的培養。

 

7. 接受回饋

適當地給予回饋也是溝通上重要的一環,若你是管理者,應該要尋找各種管道提供有建設性的意見給予下屬們。給回饋並不代表要充滿批評,也包含要讚許、鼓勵對方做得好的地方,簡單的good job、感謝花時間處理某某事情,都能給員工帶來莫大的激勵。切記,讚美可以在公共場合,但若是要給予批評、建議,則可以選擇私底下討論。

 

根據一份「職場情緒追蹤調查」的統計資料顯示,69%的員工如果能在職場上獲得更多的肯定與獎勵,工作起來就會更努力。同樣的,除了讚許之外,也要能接受讚美之外的建設性回饋,及時指正缺失,能夠讓你修正且變得更好。

 

8. 非語言交際

不只是口語溝通,肢體動作、眼神交流、手勢、語調都能洩露彼此想傳遞的訊息。友善的語調、雙臂敞開的姿勢可以顯示你容易接近,歡迎大家與你聊聊。適當把目光停留在對方身上代表你重視與他的對話,但切記不要過度注視,會令人不舒服。同時,也要注意對方的非語言狀況,因為對方真正的想法也會被洩露,若時察覺到對方眼神閃爍、刻意避開目光交流,那他可能是不想繼續話題或是不想說實話囉。

 

9. 選對載具

最後一項溝通技巧告訴你要如何選擇溝通形式。比如說,若要傳達負面消息,如:資遣、降薪,最好都是選擇夠面對面溝通,牽涉到情緒的波動,若再用電話、郵件等載具傳遞,會讓對方認為你不重視這件事,情緒反而會更擴大。除了資訊性質,也要想想溝通的對象是誰,假設是老闆、忙碌的上司,可以考慮先用郵件傳達訊息,若有正式要溝通,先用郵件約會議時間,也會讓人感到貼心。選對溝通方式,不只避免了在不要的時候打擾同事工作,同事也會更願意正面回覆你。

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